Kompetensbrister hos dina medarbetare kan kosta organisationen stora summor varje månad. Eller varför inte vända på det? Rätt kompetens i förhållande till verksamhetsmålen är en framgångsfaktor. För att få veta vilka bristerna är krävs en kontinuerlig inventering av medarbetarnas kompetens.
Ett effektivt sätt att höja statusen på utbildning och kompetensutveckling är att synliggöra kompetensbristers negativa inverkan på verksamhetens resultat. Även små brister leder till stora belopp när man har många medarbetare som månad efter månad, år efter år, utför ett arbetsmoment ineffektivt.
När det handlar om att ta ställning till större utbildningsinsatser, längre utbildningsprogram, är en kompetensinventering ett bra underlag. Kanske behövs inte ytterligare en i raden av säljutbildningar, utan en ledarutbildning svarar bättre mot de gemensamma behoven i organisationen. Utan en kartläggning av medarbetarnas kompetens, kan risken vara överhängande att beslut om utbildningsinsatser fattas på felaktiga grunder.
En kompetensinventering kan också tydliggöra vilka personer som har en kompetens som överstiger den som krävs i yrkesrollen. Hur ska vi ta vara på den? Erbjuda nya arbetsuppgifter? Låta dem utbilda sina kollegor? Genom att synliggöra kompetensbrister i arbetslaget får medarbetarna möjlighet att själva ta initiativ till att komma till rätta med dem.
Fokus – ett sätt att få det gjort
Det här är bara några av de många goda effekter vi kan uppnå genom kompetensinventering. Ändå tvekar vi kanske inför att dra igång processen. Den känns alltför omfattande och resurskrävande. Och visst är det mycket arbete, främst initialt, men det går att göra det effektivt. Här är ett exempel:
Ett svenskt företag med cirka 5 000 medarbetare valde att inventera sina kompetensbehov genom att arbeta koncentrerat med detta under en månad. Då genomförde man bland annat två dagars ”arbetsläger” för företagets olika specialister som fick i uppgift att definiera företagets kompetensbehov och kompetensprofiler. Arbetet leddes av organisationens utbildningsledare som utvecklat en effektiv process tillsammans med en extern konsult. En månad. Det är en kort tidsperiod. Därefter tog kartläggningen av medarbetarna vid som genomfördes i samband med de årliga utvecklingssamtalen.
Några tips som vi vill bjuda på är att använda specialisterna och inte nödvändigtvis cheferna på företaget i den första delen av arbetet. Åk helst iväg från kontoret så att ni kan arbeta ostört och effektivt med att definiera kompetensnivåer och profiler. Ta hjälp av personer som har gjort liknande kompetensinventeringar tidigare. Det kan vara konsulter eller interna utbildningsledare. Avgränsa också arbetet. Det kan du till exempel göra genom att sätta en gräns för hur omfattande en beskrivning av en kompetensprofil får vara.
När ni har genomfört den första kompetensinventeringen gäller det att fortsätta arbetet. Att ha koll på sina kompetensbehov är en ständigt pågående process. Ni kommer kontinuerligt behöva gå in och göra revideringar på grund av förändrade eller nya affärsmål, kompetenskrav, roller, certifieringar och så vidare.
En modell för kompetensinventering
En kompetensinventering kan göras i följande tio steg:
- Utgå från affärsmål och nyckeltal
- Definiera yrkesroller
- Definiera kompetensområden
- Definiera kompetensnivåer
- Bestäm kompetensprofil per roll
- Definiera kompetenshöjande åtgärder
- Kartlägg genom medarbetarsamtalet
- Upprätta åtgärdsplan per medarbetare
- Stäm av, halvår eller kvartal
- Arbeta långsiktigt