Förstaglutta-beställare?
Precis som att gå till skolan första gången är det både spännande nervöst att beställa sin första webbutbildning. Vi intervjuade Torunn Hällqvist på Huddinge kommun som tillsammans med sin projektgrupp gjorde sin första beställning för lite mer än ett år sedan.
Torunn berättar hur det i början var svårt att få en bild av hur det skulle bli, de kände sig både förväntansfulla och ibland lite nervösa. Hon beskriver att inledningsvis var arbetsinsatsen för Huddinges projektgrupp inte så stor. Det var mest möten med manusförfattaren och inget arbete för projektmedlemmarna däremellan. Torunn säger:
”Det var ju egentligen Sara som jobbade och vi fick tycka till … hon producerade i ett rasande tempo och fattade precis vad vi menade.”
Det var när projektgruppen kom till granskning av manus och senare slutproduktionen som de upplevde att det verkliga arbetet började. Med hög ambitionsnivå tog granskningen mycket tid i anspråk, mycket mer än de hade förväntat sig. Hon säger att de la en och en halv arbetsdag på manusgranskning. Torunn beskriver framtagningsprocessen som lärorik och att det har varit häftigt att se hur projektgruppens idéer har förvaltats.
”Både jag, Maria och Fredrik har sagt det att vi verkligen har varit med i att producera idéer … Vi tyckte vi svamlade och fick inte ihop helheten och sen kommer Sara och levererar ett manus. Och så var det med Kerstins filmer också … Vi är fascinerade alla tre av hur det vi säger kan bli någonting så bra.”
En sak som Torunn understryker är vikten av god kommunikation, både internt och externt. Hon berättar att de hade ett nära och bra samarbete med kommunikationsavdelningen på Huddinge kommun. Torunn tipsar vidare om att låta en ur beställarens projektgrupp ha huvudansvar för både den externa och interna kommunikationen. Och att avsätta tid för det! Projektledaren behöver stämma av med ämnesexperter, boka interna möten, sammanställa synpunkter och hålla i kommunikationen med leverantören.
Det är svårt att veta vad som förväntas av en när man aldrig har gjort det förut. Vad är en pilot? Vad är en utbildningssida? Torunn råder alla att fråga leverantören om det finns osäkerhet. Be om en förklaring till vad varje aktivitet innebär och be leverantören att tidsuppskatta beställarens insats och vilka personer som behöver involveras. För som hon säger:
”När man har gått igenom det, då först ramlar polletten ned … Skulle vi göra det igen så skulle vi veta precis!”
Torunns tre tips till dig som beställer för första gången:
- Kom ihåg förarbetet innan beställningen. En förstudie med målgruppsanalys hjälper dig att förstå deltagarnas förutsättningar och utbildningens omfattning. Tydliga lärmål underlättar kravställningen!
- Gå igenom progressrapporten varje vecka, fråga produktionsbolagets projektledare om du känner dig osäker på vad alla poster betyder och vad du förväntas göra. En bra sak är att boka in alla projektmöten vid uppstart.
- Se till att avsätta mycket tid, särskilt i slutfasen. Det är bättre med för mycket tid och att du får stryka än för lite tid. Du kan behöva stämma av med fler personer än du först räknat med.
Sara Schiöld
Manusförfattare och pedagogisk rådgivare, Xtractor