Hur kan kursadministratören bidra till att sänka kostnaderna för företagets utbildning?
I teorin låter det självklart – fyll alla lärarledda utbildningstillfällen och slussa deltagarna genom utbildningen enligt tidplan. I praktiken stöter man på mängder av utmaningar. Häng med på ett resonemang kring koordineringen av ett internationellt ledarskapsprogram.
Föreställ dig ett globalt ledarskapsprogram med 2000 deltagare per år. För att sänka kostnaderna och minska frånvaron för deltagarna har koncernens HR-avdelning valt att förändra programmet. De överger ett upplägg med enbart lärarledd klassrumsundervisning till förmån för ett upplägg med varierade lärmetoder. Lärarledd utbildning i kurslokalkombineras med virtuella klassrum, e-learning och självstudier. Programmet löper över tio månader och består av 45 utbildningsmoment. Nu placerar vi dig i rollen som kursadministratör.Vad skulle du göra för att säkerställa att den nya, bantade budgeten för utbildningsprogrammet håller? Målet för dig är att fylla alla lärarledda utbildningstillfällen och att se till att deltagarna genomför utbildningen enligt tidplan. Hur gör du det i praktiken?
För att lösa uppgiften tar vi hjälp av Fanny Irving, chef för Kompetenscenter på Xtractor, där man hanterar företags kursadministration på heltid.
– I ett längre utbildningsprogram behöver du koordinera de inblandade aktörerna och alla aktiviteter från start till mål. Därför tycker jag att benämningen kurskoordinator är mer rättvisande än kursadministratör, poängterar Fanny inledningsvis. Synen på service är central. Det är vår uppgift att tillgodose deltagarnas behov av service och support och på så sätt bidra till att de genomför hela utbildningen.
Med erfarenhet av kurskoordination kommer förmågan att arbeta proaktivt, menar Fanny. Då kan du ligga steget före, identifiera behov och lösa problem redan innan de uppkommer. Du vet också vad som kommer att hända om du gör på det ena eller andra sättet.
– Du lär dig att se vilket behov som ligger bakom en konkret fråga. En deltagare som undrar ”Var pendeltågstationen i Bro ligger.” är kanske mest betjänt av att få svaret ”Kursgården kommer gärna och hämtar dig på stationen.”
Starta med en kickoff
Det är viktigt att få grepp om deltagarna direkt från starten. Ett tips är att genomföra kickoffer. Xtractors koordinatorer brukar köra virtuella klassrum där man går igenom programupplägg, schema och utbildar i de system och verktyg som deltagarna ska använda under utbildningen.
– När programmet sedan drar igång är det vår uppgift att aktivt ligga på deltagarna så att de genomför alla aktiviteter i tid. Särskilt viktigt är det att se till så att de klarar av förberedande självstudier innan ett lärarlett moment, så att hela gruppen får ut så mycket som möjligt av tillfället.
– En annan viktig uppgift för koordinatorn är att ge återkoppling på kursupplägget till den programansvarige. Det är vi som ser vad deltagarna har för sig, vad som fungerar och inte fungerar när det gäller upplägg, system och utbildningsmoment, säger Fanny.
Is i magen
När du ska samla människor på en bestämd plats på en bestämd tid kan allting hända. Erfarenhet och förmåga att arbeta proaktivt tar dig långt. Allt går dock inte att förutse, särskilt inte när du koordinerar ett internationellt program. Då gäller det att ha is i magen och att kunna lösa problem när de uppstår. Fanny kan berätta om många incidenter som hon och hennes kollegor har varit med om. Plötsliga utbrott av krig och landsomfattande strejker har gjort att de har fått flytta utbildningar eller att de plötsligt har stått utan elektricitet när de ska genomföra ett virtuellt klassrum.
– Vi har fått lära oss att val i Sydafrika innebär att många är mer eller mindre lediga i två veckor och att konferensrum i Moskva är tre gånger så dyra som i Sverige. Numera vet vi också att det inte är särskilt effektivt ur inlärningssynpunkt att genomföra en utbildning i ett muslimskt land under Ramadan. En verklig utmaning hade vi när vi skulle hitta hotellrum för en kurs i Berlin som ägde rum samtidigt som fotbolls-VM, berättar Fanny.
Den koordinator som vill jobba proaktivt blir också medveten om att innebörden av ”att vara ute i god tid” är något som vi tolkar på olika sätt runt om i världen.
Systemstöd – en hygienfaktor
Servicevilja och erfarenhet i alla ära. Ett omfattande utbildningsprogram med varierade lärmetoder kräver att koordinatorn har ett effektivt systemstöd för att hantera anmälningar, bokningar, påminnelser, uppföljning med mera. Annars är det en näst intill omöjlig uppgift att hålla kurstillfällena fullsatta och att överblicka kursdeltagarnas aktiviteter.
Fanny och hennes kollegor har erfarenhet av flera olika system. Nu har de varit med om att utveckla ett eget kursadministrativt system. Det är eGate 4.0, en lärportal som både är ett komplett IT-stöd för all slags kurskoordinering och ett Learning Management System (LMS) för utbildningsleveranser.
– Vid utvecklingen av eGate 4.0 efterfrågade vi bland annat överblickbarhet, effektiva sökverktyg, utökade rapport- och statistikfunktioner, checklistor och möjligheten att skapa grupper så att flera personer har tillgång till samma information.
Fanny är nöjd med resultatet. Att dela information mellan sig gör verksamheten mindre sårbar när en kollega plötsligt blir sjuk. Checklistorna visar vilka uppgifter som måste utföras en viss dag eller vecka, av hela gruppen och av respektive koordinator.
– Ett stort plus är också att vi har kopplat ihop ett administrativt system med en lärportal, eller LMS som många kallar det, så att vi inte behöver dubbelarbeta. I program med många webbaserade utbildningsmoment är det ju till exempel vår uppgift att administrera e-learnings och ge stöd och teknisk support inför och under virtuella klassrum, avslutar Fanny.