Systembolagets ledning vill borga för att medarbetarna har rätt kompetens för sin befattning och att alla därigenom kan bidra till verksamhetsmålen.
Därför har man tagit fram ett nytt system för kompetens- och rollutveckling. Ett uppskattat verktyg i systemet är det kunskapstest som har utvecklats för butikschefer. Testet visar på överensstämmelser och skillnader mellan önskade och faktiska kunskaper inom kompetensen Butiksdrift.
Britt-Louise Widmark är pedagogisk utvecklingsledare med ansvar för ledarskap inom Systembolaget. I fyra års tid har hon tillhört det femmannalag som har drivit arbetet med att ta fram ett nytt kompetens- och rollutvecklingssystem.
– Vår första uppgift var att ta fram nya rollprofiler för alla befattningar inom företaget. Här ingick att definiera den kompetens som rollerna kräver. Eftersom det råder olika uppfattningar om vad en viss kompetens innebär, tog vi fram ett bibliotek där vi definierar Systembolaget syn på respektive kompetens. Med hjälp av kompetensbiblioteket kan våra chefer avgöra om en medarbetare har eller saknar en viss kompetens, berättar Britt-Louise.
Spindeldiagram ger en tydlig helhetsbild
Nästa steg var att förändra medarbetarsamtalet och rekryteringsprocessen, så att deras upplägg stämde överens med de nya rollprofilerna. Därefter tog de sig an lärandet. På Britt-Louises lott föll att ta fram en ny, ettårig introduktionsutbildning för butikschefer, som ska ge dem rätt baskompetens för rollen. Här finns obligatoriska inslag, men man erbjuder också individuella, behovsanpassade läraktiviteter. Halvvägs genom utbildningen görs en avstämning mellan butikschefen och dennes chef dels om personen vill och ska fortsätta i sin roll som butikschef och dels om butikschefen har skaffat sig den kompetens som ingår under de första 6 månader.
I samband med detta får butikschefen göra ett kunskapstest, då den egna kompetensen stäms av mot den som kommer att krävas i rollen som butikschef. Testet inleds med att deltagaren själv får skatta vilken nivå han tror att hans kunskaper ligger på. Kunskapstestet är utvecklat med hjälp av Xtractors Kompetensmatris som är en modul i författarverktyget eStudio.
Deltagarna får sedan besvara ett antal frågor inom tio angelägna områden inom butiksdrift. Resultatet presenteras i ett spindeldiagram. Diagrammet ger en tydlig och bra helhetsbild av hur personens kompetens förhåller sig till kraven på våra butikschefer och är därmed ett mycket bra underlag för samtalet mellan chefen och butikschefen, säger Britt-Louise Widmark.
Testresultatet tar butikschefen också med sig till en tvådagars lång läraktivitet som heter Kunskap & lärande. Här drillas deltagarna i eget lärande, något som är centralt inom Systembolaget. Deltagarna får berätta för varandra vad de behöver lära sig respektive vad de är bra på och kan lära andra. De får sedan uppgifter att lösa som kräver att de matchar ihop sig med varandra.
– Sedan gör butikscheferna om kunskapstestet, antingen direkt efter Kunskap & lärande om de upplever att de redan har täppt till kunskapsluckorna eller ett par veckor senare om de behöver mer tid att lära och träna. Det nya spindeldiagrammet tar de med till ett nytt samtal med chefen.
“Jippi, det här ska vi köra för alla…”
När Britt-Louise lanserade kunskapstestet för Systembolaget områdeschefer fick hon ett mycket positivt bemötande:
– Jippi, det här ska vi köra på för alla butikschefer, inte bara de nyanställda, var den spontana kommentaren, minns Britt-Louise. Under de månader som vi har haft testet, har de också signalerat tillbaka att de har haft stor nytta av det, till exempel för att sätta fingret på personer som över- eller underskattar sig själva.
Britt-Louise uppmuntrar butikscheferna att göra om testet då och då. Testet omfattar de tio kompetensområden som definierats som viktigast i butikschefens ansvar för butiksdriften och ger därför en viktig repetition. Det blir också ett sätt att mäta att läraktiviteten gett en bestående effekt.
Utvecklingen av kunskapstestet har skett i samverkan med Xtractor.
– Jag kan konstatera att det är mycket jobb för att få ett fungerande spindeldiagram. Det är viktigt att man får med alla relevanta parametrar för att få ett adekvat resultat. Det tycker jag att vi har lyckats med, avslutar Britt-Louise.
Om Xtractors Kompetensmatris
I Xtractors Kompetensmatris får individen först betygsätta sin egen kunskap inom ett specifikt område. Därefter får han svara på ett antal frågor som mäter hans faktiska kunskap. Resultatet redovisas i ett spindeldiagram som åskådliggör överensstämmelser och skillnader.
Kompetensmatrisen kan användas för olika behov. En vanlig tillämpning är som självtest före eller efter en utbildning. Inför en utbildning kan testet avgöra vilka delar av utbildningen som en person behöver tillgodogöra sig. Efter en utbildning kan ett test bekräfta att personen har tagit till sig kunskaperna.
Kompetensmatrisen kan också användas under planeringsfasen av en utbildning då den kan ge vägledning om inriktning och tonvikt genom att ett urval av målgruppen får genomföra testet.