När Scandic skulle byta hotellsystem valde man att utbilda medarbetarna med hjälp av e-learning istället för klassrumsundervisning. Det sparade de 40.000 utbildningstimmar på, vilket motsvarar 45 procent av den tid de skulle ha behövt använda vid klassrumsundervisning.
Scandics hotellsystem är företagets hjärta. Det används till allt från att checka in gäster, fakturera, boka möteslokaler och mat till att markera städade rum och registrera kvarglömda saker. Så när Scandic skulle byta hotellsystem fick det en enorm dignitet i organisationen. På två år skulle systemet anpassas och implementeras på 150 hotell. Samtidigt skulle personalen också utbildas, så att de kunde det nya systemet från dag ett. Louise Dyrbye, som ansvarade för utbildningen, berättar:
– För att vinna tid, och få kontroll över vad som lärdes ut, valde vi bort traditionell klassrumsundervisning och satsade på e-learning. Vi ville basera utbildningen på våra egna processer och lära ut en standard för hur vi ska arbeta i systemet. Den här standarden vill vi självklart hålla fast vid långsiktigt. Utbildningen måste därför finns tillgänglig för nyanställda medarbetare, vilket ytterligare talade för e-learning. Vi vill komma ifrån att nyanställda blir upplärda av sina kollegor. Då präglas alltid utbildningen av kollegans egen uppfattning.
Scandic valde eGate som LMS
För att kunna styra att utbildningen genomfördes enligt tidplan köpte Scandic in eGate som LMS (Learning Management System).
– Vi valde eGate för att det stödjer standarden SCORM och för att vi tycker om gränssnittet. Det är flexibelt och har gått att anpassa efter vår egen organisation. En annan sak som talade för eGate var att det inte enbart är ett LMS, utan att det går att komplettera med fler verktyg, som t ex eQuest för utvärderingar. Vi uppskattade också Xtractors proffsiga bemötandet under hela köpprocessen.
Utvecklingen av de 45 timmar e-learning som utbildningen består av valde Scandic att ta ansvar för själva, med Xtractor som bollplank och produktionsstöd. I augusti 2010 genomfördes den första utbildningen och nu, knappt 1,5 år senare, är Scandic klara med utrullningen av systemet.
– E-learning har visat sig passa vår personal mycket bra, både med tanke på att många har oregelbundna arbetstider och är svåra att boka in på klassrumsundervisning och för att det de flesta har lugnare perioder under sitt arbetspass när det finns tid för utbildning. Vi har inte behövt ta in vikarier, utan medarbetarna har kunnat genomföra utbildningen under ordinarie arbetstid. Vi har räknat ut att vi har sparat in 40.000 timmar på att använda e-learning och då har vi inte räknat med de uteblivna vikarietimmarna.
Apropå besparingar så menar Louise att en traditionell systemimplementering normalt tar sex veckor på ett hotell. Nu tog den bara en vecka. Det finns flera skäl till detta, men en orsak är att teknikerna inte behövde utbilda användarna, bara kontrollera att de hade adekvat kunskap.
Framgången med e-utbildning har gett Scandic blodad tand. Louise Dyrbye ska nu se över hur företaget ska få in mer digitala utbildning i alla utbildningsprogram.
– Jag ska säkerställa att vi börjar jobba mer med Blended learning. Idag utgörs det mesta av vår utbildning av klassrumsundervisning. Vi ska använda e-learning och andra digitala metoder vid ren faktaöverföring och klassrum för dialog. Vi ska också göra mer uppföljning elektroniskt.