Kinnarps arbetar sedan snart tio år tillbaka efter en noga utmejslad process för styrd kompetensutveckling. Den ger tydliga besked om vilka utbildningsinsatser som krävs på företaget. Med en trygg process kan man nu lägga större fokus på att utveckla utbildning och man har just beslutat att e-learning ska implementeras överallt där det är lämpligt. Den senaste produktionen är en internationell e-learning i leveransservice, utvecklad i samarbete med Xtractor.
I början av 2000-talet tog Kinnarps Academy fram en kraftfull metodik och ett arbetssätt för företagets kompetensförsörjningsprocess. Idag, snart tio år senare, följer företaget i stort sett samma process, berättar Martin Liberg, som är kompetensutvecklare på Kinnarps Academy med särskilt ansvar för e-learning och LMS.
– Vår process utgår från de mål och strategier som företaget sätter upp. Vi definierar de kompetenser vi behöver för att kunna att nå målen. Genom att vända på steken och räkna ut vad kompetensbrister kostar företaget varje månad har perspektivet ändrats från att kompetensutveckling ses som en kostnad till att det istället ses som en investering som minskar kostnaderna.
71 miljoner kompetensbrister åtgärdade sedan 2003
Kinnarps har valt att sätta en schablonkostnad på 500 kronor per månad för varje kompetensbrist.
– Det är lågt räknat om man betänker att en kompetensbrist kan leda till att produktionen står still eller att vi inte lyckas ge våra kunder rätt erbjudande. Sedan 2003 har vi kunnat åtgärda 71 miljoner kompetensbrister. Det ger en tydlig bild av vilka kostnadsbesparingar det handlar om.
Processen bygger på en ständigt pågående kompetenskartläggning. Varje tjänst har en rollbeskrivning som uppdateras kontinuerligt i samarbete mellan medarbete och chefer. Utgångspunkten för varje roll är att den ska stödja affärsmålen. Vid utvecklingssamtalen gör chefen och medarbetaren tillsammans en skattning av medarbetarens kompetensnivå i förhållande till rollbeskrivningen.
– Det yttersta målet med vår kompetensförsörjningsprocess är att tillgodose våra kunders behov genom att alla medarbetare ska ha hög förmåga och stark motivation att lösa sina uppgifter Alla ska få möjlighet till rätt kompetensutveckling och företaget ska också bli bättre på att tillvarata personalens kompetens, säger Martin Liberg.
Vilka långsiktiga effekter har då Kinnarps kunnat se av att arbeta med den här processen?
– Vi har fått ett tydligt och strukturerat kompetensutvecklingsarbete. Vi har fått fler och bättre utvecklingssamtal, eftersom cheferna ser en större nytta med dem. Vi upptäcker kritiska kompetensbrister i tid och kan arbeta förebyggande genom att täppa till kompetensgap. Och vi blir ständigt bättre och bättre på det här. Dessutom har processen underlättat vår rekrytering av nya medarbetare genom att vi exakt vet vad vi behöver för att få en komplett kompetensbild på en avdelning.
Nu satsar Kinnarps på e-learning
Leverans till kund, som utförs av både egna montörer och av underleverantörer, är ett område där Kinnarps har identifierat risker för kompetensbrister. Kinnarps har ett unikt leverans- och servicekoncept som bygger på att de färdigställer kundens kontor vid leverans. Kraven på god servicenivå och enhetligt arbetssätt är höga.
– Här har vi valt att jobba proaktivt och utvecklat en e-learning i samarbete med Xtractor. Utbildningen ska genomföras i alla länder med syfte att säkerställa servicenivån mot kunder och minska antalet reklamationer som sker på grund av att det blir skador på möblerna i samband med leverans och montering, säger Martin Liberg.
Deltagarna ska lära sig kundservice, leverans och montering enligt Kinnarps modell. I utbildningen används film i mycket stor utsträckning för att visa hur man bör agera som representant för Kinnarps.
– Att vi skulle använda film växte fram i samarbete med Sonja Prest och Erik Torén på Xtractor. Vi kom fram till att det var det mest effektiva sättet att kommunicera hur kunder ska bemötas, hur monteringen ska gå till och så vidare. De som agerar i filmerna är så klart våra egna montörer.
Utbildningen lanseras just nu i Sverige och på de europeiska dotterbolagen.
– Utbildningen har fått ett mycket positivt bemötande. Vi har bland annat kört den hos en ny leverantör i Tyskland och det funkade jättebra.
Kinnarps har beslutat implementera e-learning inom alla områden där det bedöms lämpligt. Ett viktigt kriterium är att målgruppen är spridd geografiskt, vilket ofta är fallet då hälften av Kinnarps 2700 medarbetare arbetar på något av företagets utländska dotterbolag.