Utmaningar

När coronapandemin slog till i början av 2020 ställdes Sveriges alla skolor och utbildningsverksamheter inför stora utmaningar. På Utrikesdepartementet pågick förberedelserna för årets största utbildningsinsats – det var dags att börja utbilda personal inför flytt till utlandsmyndigheter runtom i världen. Men över en natt försvann möjligheten att samla deltagarna i departementets utbildningslokaler. Under knappt tre veckor ställdes alla utbildningar in, medan gruppen för utveckling och lärande undersökte alternativa lösningar.

Utmaningarna var flera:

  • Utbildningsbehovet var stort och akut – målgruppen skulle inom kort bl.a. kunna bedriva författningsreglerad verksamhet på utlandsmyndigheter runtom i världen.
  • IT-miljön var inte dimensionerad för att utbilda flera hundra personer på distans – det enda tillgängliga verktyget var Skype (en version med begränsad funktionalitet p.g.a informationssäkerhetsskäl)
  • Utbildningarna skulle genomföras av ett stort antal utbildare, ovana vid att undervisa via digitala verktyg.
  • Utbildningarna skulle behöva genomföras på kortare tid än vanligt eftersom utbildningsverksamheten stått stilla i några veckor.

Lösning

Gruppen för utveckling och lärande tog hjälp av IT-avdelningen för att identifiera begränsningar och möjliga lösningar i IT-strukturen. Därefter bestämde de sig för att göra en snabb omställning till distansundervisning via Skype – det var viktigare att utbildningarna blev av än att de blev perfekta.

Bild med utsnitt från tipsdokument, som finns som länk i pdf-format längst ned på denna sida. Bilden visar tre kolumner med rubrikerna före, under och efter. Varje kolumn innehåller råd kring respektive fas.

Det första steget var att coacha utbildarna individuellt för att bli bekväma i tekniken. Därefter tog man hjälp av oss på Xtractor för att ge vägledning i pedagogik på distans. Vår pedagog höll i workshops (via Skype förstås) i grundläggande tekniker för att skapa engagerande distansutbildning på distans. Våra producenter gav individuell coachning ihop med inspirationsföreläsare för att peppa utbildarna att ta fram korta filmer och tydligt presentationsmaterial. För fortsatt inspiration och stöd tog vi även fram ett överskådligt tipsdokument (som du kan ta del av längst ned på denna sida) , med korta enkla tips för att skapa bra distansutbildning.

När det blev dags att genomföra utbildningarna fanns gruppen för utveckling och lärande med vid varje kurstillfälle för att stötta utbildarna.

Resultat

Utrikesdepartementets utbildningsverksamhet har på kort tid skapat välfungerande distansutbildningar. Trots att många har fått ta ett stort kliv ur sin bekvämlighetszon så har alla inblandade varit lösningsfokuserade och nyfikna på möjligheterna i det nya mediet. Många saknar det personliga mötet, men samtidigt når utbildningarna nu fler deltagare ute i världen, vissa har - tidigare behövt resa till Stockholm för att gå på utbildning. På köpet har förändringen fört med sig ett förstärkt fokus på pedagogik – något som kommer att ge positiva effekter även framåt. Vi på Xtractor är väldigt stolta över att få ha varit med och bidragit på den här utvecklingsresan!

Superduktig konsult! Tack för det stödet!

Utbildare på Utrikesdepartementet

9 snabba tips för att lyckas med distansutbildningen

På länken nedan hittar du Utrikesdepartementets dokument med konkreta tips och råd för att lycks med utbildning på distans, via t ex Skype eller Teams.

9 snabba tips för att lyckas med distansutbildningen (pdf)