Jordbruksverket är regeringens expert- och förvaltningsmyndighet inom jordbruk, fiske och landsbygdsutveckling. Myndigheten hanterar frågor som berör oss alla. Maten, djuren, miljön och klimatet – det som skapar ett konkurrenskraftigt jordbruk, en levande landsbygd och som bidrar till ett hållbart samhälle.
Utmaningen
Myndigheten utbildar bland annat i behörighet för att använda växtskyddsmedel. Det är i runda tal 25 000 personer som ska förnya behörigheten vart femte år. En utmaning som involverar samtliga 21 länsstyrelser. Jordbruksverket arbetar också med kunskapsutveckling inom ramen för EU:s landsbygdsprogram där 25 myndigheter, ett 50-tal anordnare och flera andra parter är involverade.
“Uppföljningen och rapporteringen var bristfällig”
Att koordinera allt detta kräver smidig och enkel administration, inte minst i och med krav på redovisning av resultat. Det befintliga utbildningssystemet erbjöd inte just de möjligheter som myndigheten behövde – och det upplevdes som både tungrott och tidskrävande. Just uppföljningen och rapporteringen var bristfällig. Det gick heller inte att skapa de lösningar för digitalt och blandat lärande som Jordbruksverket önskade.
Därför var det viktigt att få en bättre lösning på plats. Det behövde bli enklare för administratörer och andra myndigheter. Men myndigheten ville också ha en större handlingsfrihet att skapa nya, bättre utbildningslösningar.
Jordbruksverket bjöd in flera leverantörer i en upphandling. Enbart två ansåg att de kunde leverera en lösning som motsvarade kraven. Däribland Xtractor som vann upphandlingen.
Projektet var dock pressat. Från att avtalet skrevs under i juni behövde leverans ske innan årsskiftet, då det gamla systemet inte längre skulle användas.
Lösningen
Xtractors lösning byggde på att införa Totara Learn, en lärplattform (eller LMS, Learning Management System). Detta för att säkerställa kvaliteten på uppföljning och rapportering av användarnas resultat. Men också för att förenkla administrationen, både för certifieringar och för andra utbildningar.
Samarbetet kring att ta fram lösningen var smidig, Pia Kruse, Jordbruksverkets projektledare berättar:
Xtractor är vana. De har sin projektmodell och bra projektledare. Vi pratade mycket, och hade mycket utbyte. Xtractor har skött det jättebra och samarbetet utvecklades allt eftersom vi lärde känna varandra.
Eftersom flera aktörer skulle använda systemet innehöll förslaget även ett upplägg för fördefinierade kurstyper med olika struktur, innehåll och faktureringsuppgifter. På så sätt kan olika aktörer och huvudmän använda samma system, men på ett enhetligt sätt och där grundläggande funktioner kan vara gemensamma.
En del av lösningen var också att införa BankID som inloggningsmetod, vilket innebar en förenkling för många av de lantbrukare och livsmedelsproducenter som skulle använda systemet.
En förändring var också att användaren skulle kunna hantera sin certifiering själva, genom att registrera sig själv och få sin behörighet. En avlastning för administratörer och alla deltagande aktörer i syfte att kunna fokusera på strategiska frågor istället för onödiga rutinuppgifter.
Resultatet
Trots en pressad tidsplan kom lösningen på plats i tid. Och det blev snabbt tydligt vad de nya rapporteringsmöjligheterna innebar: Tydliga, färdigställda rapporter med färsk och korrekt information. Med både överblick och möjlighet att gräva djupt i statistiken. Dessutom på ett kostnadseffektivt sätt för alla inblandade, deltagare som administratör.
Genom att Totara hanterar behörigheter kan administratörerna ägna sig åt mer övergripande saker. De har dock varit vana vid att sköta alla registreringar, och som vid varje förändring är det en omställning. Pia Kruse fortsätter:
Vi har nu en förvaltningsgrupp på plats och har en spännande resa framför oss. Hade vi haft mer tid, hade vi hunnit mycket mer. Det gör att vi inte utnyttjar Totara fullt ut än. Men Xtractor har oerhört professionella, fantastiska utvecklare som gör anpassningar utöver förväntan.
Med Totara Learn har nu Jordbruksverket en plattform med stöd för upp till 200 000 användare som spar tid och förenklar arbetet för alla som arbetar med att utveckla vår landsbygd och allt vad den bidrar med till hela vårt samhälle.