Mer om Totara Learn

Funktionalitet i Totara Learn

Totara Learn är ett heltäckande och funktionsrikt LMS (Learning Management System), utformat för att täcka alla de behov som organisationer och företag kan ha. Bland annat går det att skapa och hantera läraktiviteter, paketera lärande på olika sätt, stödja chefer och andra i planering och uppföljning, koppla lärande till kompetensutveckling på olika sätt och effektivisera kursadministrationen.

Bland Xtractors kunder används Totara Learn för alla former av lärande och kompetensutveckling, exempelvis:

  • e-learning, lärarledd utbildning och varierat lärande
  • fristående kurser
  • utbildningsprogram (exempelvis för introduktion av nya medarbetare)
  • certifieringsprogram (ofta relaterade till regeluppfyllnad)
  • individuella kompetens- och utvecklingsplaner
  • sociala läraktiviteter
  • hantering av mål och medarbetarsamtal.

Exempel på funktionsområden

Här nedanför har vi listat ett antal exempel på funktionsområden i Totara Learn. Bli inte överväldigad av mängden! Det är enkelt att släcka ner funktioner i LMS:et – och lika lätt att aktivera dem igen om du skulle få behov av det senare.

Och om du har frågor kring specifika behov eller speciell funktionalitet, kontakta oss via formuläret längre ned för en demo eller workshop.

Rik flora av läraktiviteter

En av Totaras styrkor är att det går att styra tillgången till kurser och läraktiviteter. Du kan exempelvis bestämma om deltagarna ska få gå igenom dem i valfri ordning, eller om de måste ha genomfört en viss aktivitet (till exempel ett test) för att de ska få tillgång till en annan aktivitet (till exempel kunna anmäla sig till en kurs).

Några exempel på läraktiviteter:

  • chattar
  • enkäter
  • diskussionsforum
  • inlämningsuppgifter
  • kunskapstester
  • lärarledda utbildningar
  • scenariobaserat lärande
  • wikis.

I Totara Learn är det också enkelt att hantera externt genererat innehåll. Till exempel är det lätt att länka in filmer från Youtube och Vimeo. Filer och dokument laddar du upp genom att dra och släppa. Och på samma enkla sätt kan du ladda upp e-learningutbildningar som följer SCORM-standarden.

Socialt lärande

Totara Learn har ett väl utbyggt stöd för olika former av socialt lärande. Exempelvis finns det en uppsättning läraktiviteter där deltagarna själva kan skapa innehåll och kommentera och bedöma varandras inlägg. Det handlar om bloggar, chattar, forum, inlämningsuppgifter, ordböcker, pollar/snabbfrågor och wikis.

Det är också enkelt att länka in flöden från sociala medier – exempelvis externa bloggar och twitterflöden – i utbildningarna.

Validerbara digitala utmärkelser (badges) kan automatiskt delas ut till deltagare som uppfyller vissa kriterier. Deltagarna kan sedan visa upp och dela utmärkelserna i sina sociala kanaler.

Kursadministration

Med Totara Learn kan kursadministrationen för din organisation hanteras på ett effektivt sätt. På så sätt frigörs tid som du kan använda för mer värdeskapande aktiviteter.

Några exempel på funktionalitet som berör lärarledda kurstillfällen:

  • regler för godkännande av kursbokningar (av deltagaren själv, chef eller administratör)
  • stöd för minsta antal bokningar
  • stöd för överbokningar och väntelistor
  • av- och ombokningslogik
  • bokningar som poster i deltagarnas egna kalendrar
  • stöd för hantering av lokaler och andra resurser.

Med Totaras flexibla stöd för varierat lärande kan du som är kursskapare dessutom bestämma om en viss aktivitet måste vara utförd (exempelvis ett kunskapstest med godkänt resultat) för att en deltagare ska kunna anmäla sig till en kurs.

Rapportering

I Totara Learn ingår en uppsättning fördefinierade rapporter. Dessutom ingår även ett fullfjädrat rapportverktyg.

Med rapportverktyget kan du som är administratör själv redigera och skapa nya rapporter. Du väljer själv vilket innehåll som ska visas för vilka användare. Exempelvis kan du bestämma att chefer endast ska få ta del av data som rör deras egen organisation (och/eller underliggande organisationer).

Om du är rapportanvändare (vilket chefer ofta är) kan du söka i och filtrera din rapport. Du kan också exportera den till Excel eller som PDF. Om du vill kan du dessutom prenumerera på en rapport, så att du till exempel har den i din inkorg varje måndag kl. 07:00.

Jobbroller och organisationer

Bakom kulisserna i Totara Learn finns det stöd för att hantera även komplexa organisationers strukturer. Varje medarbetare kan ha en eller flera jobbroller, där varje jobbroll kan vara knuten till en viss chef, befattning och organisatorisk enhet.

Befattningar och organisationer hanteras via ramverk med hierarkier. Det gör att det inte är några problem om din organisation exempelvis har olika strukturer i olika regioner.

Uppgifterna kan användas på flera sätt, exempelvis:

  • som information i rapporter och för uppföljning
  • som urval för rapporter och i dashboards (översiktssidor), där chefer exempelvis endast har behörighet till de användare som de är chefer över
  • som regler för vilka utbildningar som deltagare behöver genomföra, eller får ta del av
  • för att tilldela och följa upp organisatoriska mål, kompetenser och utvecklingsplaner.

I Totara Learn finns det också färdig logik för att hålla informationen om användare, deras jobbroller och organisatoriska tillhörighet uppdaterad, exempelvis genom schemalagd import från olika HR-system.

Kursprogram och certifieringar

I Totara Learn finns det flexibelt stöd för att hantera olika former av obligatoriskt lärande. Det kan både gälla engångsaktiviteter (som introduktionsprogram) och återkommande aktiviteter (exempelvis årliga certifieringar).

Individuella utvecklingsplaner

I Totara Learn går det att använda utvecklingsplaner för att knyta ihop medarbetarnas jobbroller, kompetenser och relaterade utbildningar.

Planerna kan vara utformade för att varje medarbetare själv ska kunna styra över sin egen plan, eller för att medarbetaren och hens chef tillsammans ska kunna komma överens om planen. Det finns också mer mallstyrda tillämpningar.

Performance Management

Performance Management är en integrerad del i Totara Learn. Här finns stöd för:

  • utvecklingsplaner med utbildningar som är relaterade till medarbetarens kompetenser
  • hantering av organisatoriska och individuella mål
  • medarbetarsamtal online
  • 360-feedback.

Kundanpassat utseende

En av styrkorna med Totara Learn är att det går att utforma användargränssnittet helt i enlighet med din organisations varumärke och grafiska profil.

Det här är relevant inte minst när nya medarbetare ska introduceras. Och skulle du behöva två eller flera olika utseenden för olika målgrupper så finns det stöd även för det.

Dynamiska målgrupper - riktade utbildningsinsatser

Målgrupperna i Totara Learn är dynamiska. Det betyder att du kan rikta olika utbildningserbjudanden till olika målgrupper.

Grupperingarna kan göras automatiskt, utifrån regler som du definierar. Exempelvis kan du enkelt rikta en viss utbildning till alla användare som har en viss befattning, som tillhör en viss del av organisationen och som har genomfört en viss annan utbildning.

Systemroller

I Totara Learn finns det fördefinierade systemroller som täcker in de flesta generella behov – exempelvis administratör, kursskapare, instruktör, chef och deltagare.

Skulle du ha andra behov är det ofta lätt att konfigurera. I LMS:et går det att skapa nya roller, kopiera befintliga roller och på detaljerad nivå ange vilka rättigheter en viss roll ska ha (eller inte ha).

Ytterligare en styrka med Totara Learns roll- och rättighetslogik är att den är sammanhangsberoende. Det betyder att systemet utan problem kan hantera att du exempelvis är administratör i en viss kurs, deltagare i annan kurs och överhuvudtaget inte får se en tredje kurs.

Dashboards - översiktssidor

I Totara Learn kan du som är administratör själv skapa och hantera dashboards (översiktssidor) i systemet. Xtractor hjälper dig gärna att komma igång.

I typfallet är LMS:ets dashboards anpassade efter olika typer av jobbroller och användare – chefer har normalt tillgång till en viss dashboard och deltagare till en annan.

Men de kan också utformas för att varje användare ska få en snabb överblick över och tillgång till information som är relevant för just honom eller henne. För chefer kan det exempelvis vara aktuellt med en dashboard som visar en kombination av aggregerade data och uppgifter om medarbetarna i just deras team – medan deltagarnas dashboards bör fokusera på deras pågående utbildningar och visa vilka aktiviteter som är rekommenderade respektive obligatoriska.

SSO - Single Sign-On

För att det ska vara smidigt att komma åt Totara Learn används ofta någon form av SSO (Single Sign-On). Det betyder att användarna inte behöver hålla reda på något nytt användarnamn eller lösenord.

GDPR - dataskyddsförordningen

GDPR, EU:s nya dataskyddsförordning påverkar all hantering av personuppgifter - även sådana som hanteras i ett LMS. För att fullt ut stödja detta har Totara Learn släppt en specifik uppdatering, med 100 % fokus just på personuppgiftshantering.

Vill du ställa frågor eller bli kontaktad om Totara Learn?

Produktblad

Klicka på produktbladen om du vill läsa mer om några av de funktionsområden som finns i Totara Learn!