Mer om Totara

Funktionalitet i Totara Learn LMS

Totara Learn är ett heltäckande och funktionsrikt LMS (Learning Management System), utformat för att täcka alla de behov som organisationer och företag kan ha. Bland annat går det att skapa och hantera läraktiviteter, paketera lärande på olika sätt, stödja chefer och andra i planering och uppföljning, koppla lärande till kompetensutveckling på olika sätt och effektivisera kursadministrationen.

Bland Xtractors kunder används Totara Learn för alla former av lärande och kompetensutveckling, exempelvis:

  • en mängd varianter för webbaserat lärande (e-learning), med möjligheter till att skapa quizzar, tester, diskussionsforum, enkäter, interaktiv video och interaktiva presentationer
  • stöd för effektiv hantering och administration av lärarledda tillfällen
  • stora möjligheter till att skapa varierade lärandeflöden (blended learning)
  • fristående kurser
  • utbildningsprogram, exempelvis för introduktion av nya medarbetare
  • certifieringsprogram, ofta relaterade till regeluppfyllnad (compliance)

Och genom att aktivera modulerna Totara Engage, för informellt och socialt lärande, samt Totara Perform, för flexibel kompetenshantering (performance management) finns förstås än större möjligheter.

Exempel på funktionsområden i Totara Learn

Här intill har vi listat ett antal exempel på funktionsområden, klicka på respektive rubrik för att läsa om Totaras stöd. Bli inte överväldigad av mängden! Det är enkelt att släcka ner funktioner i plattformen – och lika lätt att aktivera dem igen om du skulle få behov av det senare.

Du hittar också mer information om Totara Learn i denna broschyr: Upskill your workforce with the power and flexibility to deliver transformational learing (pdf).

Och om du har frågor kring specifika behov eller speciell funktionalitet, kontakta oss via formuläret längre ned för en demo eller workshop.

Se mer om Totara på våra webbinarier:

Anmäl dig till webbinarium

Vill du ställa frågor eller bli kontaktad om Totara?

Funktionsområden i Totara

Rik flora av läraktiviteter

En av Totaras styrkor är att det går att styra tillgången till kurser och läraktiviteter. Du kan exempelvis bestämma om deltagarna ska få gå igenom dem i valfri ordning, eller om de måste ha genomfört en viss aktivitet (till exempel ett test) för att de ska få tillgång till en annan aktivitet (till exempel kunna anmäla sig till en kurs).

Några exempel på läraktiviteter:

  • chattar
  • enkäter
  • diskussionsforum
  • inlämningsuppgifter
  • kunskapstester
  • lärarledda utbildningar
  • scenariobaserat lärande
  • wikis.

I Totara Learn är det också enkelt att hantera externt genererat innehåll. Till exempel är det lätt att länka in filmer från Youtube och Vimeo. Filer och dokument laddar du upp genom att dra och släppa. Och på samma enkla sätt kan du ladda upp e-learningutbildningar som följer SCORM-standarden.

Läs mer i detta infoblad om blended learning i Totara Learn (på engelska).

I Xtractors leverans av Totara Learn ingår också färdigt stöd för författarverktyget H5P. Detta innebär att en mängd olika innehållstyper – såsom interaktiva presentationer, interaktiv video och olika former av mikrolärande – enkelt kan skapas, uppdateras och genomföras direkt i Totara.

Socialt & informellt lärande

I Totara finns ett väl utbyggt stöd för olika former av socialt lärande. Exempelvis finns det i LMS-delen en uppsättning läraktiviteter där deltagarna själva kan skapa innehåll och kommentera och bedöma varandras inlägg. Det kan handla om forum, inlämningsuppgifter, ordböcker, pollar/snabbfrågo.

Validerbara digitala utmärkelser (badges) kan automatiskt delas ut till deltagare som uppfyller vissa kriterier. Deltagarna kan sedan visa upp och dela utmärkelserna i sina sociala kanaler.

Utöver det så finns modulen Totara Engage, en lärupplevelseplattform (Learning Experience Platform) som har ett renodlat fokus på informellt och socialt lärande. Här kan alla användare enkelt skapa, dela och gilla innehåll i form av fristående resurser eller spellistor. De kan även samarbeta och kunskapsdela i samarbetsytor som de själva kan sätta upp. Och med denna modul så finns en färdig integration med Microsoft Teams. Läs mer om Totara Engage här.

Performance Management

I modulen Totara Perform finns ett flexibelt och lättillgängligt stöd för performance management. Det kan handla om mer traditionell tillämpning, med (digitala) årliga medarbetarsamtal eller om mer moderna tillämpningar med 360 feedback och regelbundna incheckningar. Medarbetare och chefer kan få en grafisk översikt om kompetensgap och de vägar som finns att uppfylla kompetenskrav, vilka också kan vara kopplade till utbildningsinnehåll i Totara. 

Se mer om Totara Perform här.

Kursadministration – lärarledda tillfällen

Med Totara Learn kan kursadministrationen för din organisation hanteras på ett effektivt sätt. På så sätt frigörs tid som du kan använda för mer värdeskapande aktiviteter.

Några exempel på funktionalitet som berör lärarledda kurstillfällen:

  • regler för godkännande av kursbokningar (av deltagaren själv, chef eller administratör)
  • stöd för minsta antal bokningar
  • stöd för överbokningar och väntelistor
  • av- och ombokningslogik
  • bokningar som poster i deltagarnas egna kalendrar
  • stöd för hantering av lokaler, facilitatorer och andra resurser.

Med Totaras flexibla stöd för varierat lärande kan du som är kursskapare dessutom bestämma om en viss aktivitet måste vara utförd (exempelvis ett kunskapstest med godkänt resultat) för att en deltagare ska kunna anmäla sig till en kurs.

Läs mer om hantering av kurstillfällen här (på engelska).

Mobilt lärande

Totaras plattform är i sin helhet uppbyggd med responsiv webbdesign. Det innebär att innehållet optimeras utifrån användarens skärmstorlek och därmed fungerar väl på dator, mobil och surfplatta.

Om så önskas så ingår i Totara Learn en mobilapp för iPhone (iOS) och Android, där deltagare kan få en extra lättillgänglig åtkomst till sitt pågående lärande.

Läs mer om Totara Mobile i detta infoblad (på engelska).

Rapportering

I Totara Learn ingår en uppsättning fördefinierade rapporter. Dessutom ingår även ett fullfjädrat rapportverktyg.

Med rapportverktyget kan du som är administratör själv redigera och skapa nya rapporter. Du väljer själv vilket innehåll som ska visas för vilka användare. Exempelvis kan du bestämma att chefer endast ska få ta del av data som rör deras egen organisation (och/eller underliggande organisationer).

Med rapportverktyget kan du också skapa visualisering av data i form av olika diagram, som i sin tur kan användas på översiktssidor (dashboards) för att tydliggöra relevant information

Om du är rapportanvändare (vilket chefer ofta är) kan du söka i och filtrera din rapport. Du kan också exportera den till Excel eller som PDF. Om du vill kan du dessutom prenumerera på en rapport, så att du till exempel har den i din inkorg varje måndag kl. 07:00.

Jobbroller och organisationer

Bakom kulisserna i Totara Learn finns det stöd för att hantera även komplexa organisationers strukturer. Varje medarbetare kan ha en eller flera jobbroller, där varje jobbroll kan vara knuten till en viss chef, befattning och organisatorisk enhet.

Befattningar och organisationer hanteras via ramverk med hierarkier. Det gör att det inte är några problem om din organisation exempelvis har olika strukturer i olika regioner.

Uppgifterna kan användas på flera sätt, exempelvis:

  • som information i rapporter och för uppföljning
  • som urval för rapporter och i dashboards (översiktssidor), där chefer exempelvis endast har behörighet till de användare som de är chefer över
  • som regler för vilka utbildningar som deltagare behöver genomföra, eller får ta del av
  • för att tilldela och följa upp organisatoriska mål, kompetenser och utvecklingsplaner.

I Totara Learn finns det också färdig logik för att hålla informationen om användare, deras jobbroller och organisatoriska tillhörighet uppdaterad, exempelvis genom schemalagd import från olika HR-system.

Läs mer i detta infoblad om hierarkier och ramverk i Totara Learn (på engelska).

Kursprogram och certifieringar

I Totara Learn finns det flexibelt stöd för att hantera olika former av obligatoriskt lärande. Det kan både gälla engångsaktiviteter (som introduktionsprogram) och återkommande aktiviteter (exempelvis årliga certifieringar).

Tillgänglighet, WCAG 2.1 AA

För både Xtractor och Totara är inkluderande design och webbtillgänglighet en hörnsten. Varför skulle din organisation vilja göra det svårare för många och stänga ute vissa användare? Med Totara som plattform kan både system och innehåll uppfylla högt ställda ambitioner kring tillgänglighet, inklusive WCAG 2.1 AA.

Kundanpassat utseende

En av styrkorna med Totara Learn är att det går att utforma användargränssnittet helt i enlighet med din organisations varumärke och grafiska profil.

Det här är relevant inte minst när nya medarbetare ska introduceras. Och skulle du behöva två eller flera olika utseenden för olika målgrupper så finns det stöd även för det. 

Dynamiska målgrupper – riktade utbildningsinsatser

Ett ofta mycket uppskattat funktionsområde i Totara är dynamiska målgrupper. Dessa kan användas för att automatisera en stor mängd uppgifter, såsom att ge olika användare olika utbildningserbjudanden (både vad gäller frivilliga som obligatoriska utbildningar), presentera olika innehåll på start- och översiktssidor, med mera.

Grupperingarna kan göras automatiskt, utifrån regler som du definierar. Exempelvis kan du enkelt rikta en viss utbildning till alla användare som har en viss befattning, som tillhör en viss del av organisationen och som har genomfört utbildning X (men inte har genomfört utbildning Y).

Här kan du läsa mer om målgrupper i Totara (på engelska).

Dashboards – översiktssidor

I Totara kan du som är administratör själv skapa och hantera dashboards (översiktssidor) i systemet. Xtractor hjälper dig gärna att komma igång.

I typfallet är dashboards anpassade efter olika målgrupper, det kan handla om olika delar av organisationen och/eller olika jobbroller. 

Men de kan också utformas för att varje användare ska få en snabb överblick över och tillgång till information som är relevant för just honom eller henne. För chefer kan det exempelvis vara aktuellt med en dashboard som visar en kombination av aggregerade data och uppgifter om medarbetarna i just deras team – medan deltagarnas dashboards bör fokusera på deras pågående utbildningar och visa vilka aktiviteter som är rekommenderade respektive obligatoriska.

SSO – Single Sign-On

För att det ska vara smidigt att komma åt Totara Learn används ofta någon form av integrerad inloggning, så kallad "SSO (Single Sign-On)". Det betyder att användarna inte behöver hålla reda på något nytt användarnamn eller lösenord. En mängd olika tekniska standarder stöds för att möjliggöra detta (däribland SAML 2.0 och oAuth2).

GDPR – dataskyddsförordningen

GDPR, EU:s dataskyddsförordning påverkar all hantering av personuppgifter - även sådana som hanteras i en lärplattform. För att fullt ut stödja detta har Totara Learn släppt en specifik uppdatering, med 100 % fokus just på personuppgiftshantering. Bland annat finns det funktionalitet för godkännande av policies, konfigurerbar rensning av personuppgifter på före detta användare och innehållsbegränsningar i rapporter.

I detta informationsblad om GDPR i Totara Learn (på engelska) kan du läsa mer om detta.

Systemroller

I Totara Learn finns det fördefinierade systemroller som täcker in de flesta generella behov – exempelvis administratör, kursskapare, instruktör, chef och deltagare.

Skulle du ha andra behov är det ofta lätt att konfigurera. I LMS:et går det att skapa nya roller, kopiera befintliga roller och på detaljerad nivå ange vilka rättigheter en viss roll ska ha (eller inte ha).

Ytterligare en styrka med Totara Learns roll- och rättighetslogik är att den är sammanhangsberoende. Det betyder att systemet utan problem kan hantera att du exempelvis är administratör i en viss kurs, deltagare i annan kurs och överhuvudtaget inte får se en tredje kurs.

Språkstöd

En av fördelarna med ett globalt etablerat system är givetvis dess språkkunskaper. Totara finns på inte mindre än 35 språk, inkluderande alla världsspråk och nordiska språk. Självklart stöds svenska, där vi på Xtractor bidrar med översättningen. 

Och, en fördel med Totara är att du själv, om du har behov, kan ändra alla termer och begrepp i plattformen. Exempelvis för att anpassa till just din organisations språkbruk. 

Självklart kan även innehåll du själv skapar och lägger upp göras tillgängligt på flera språk, där användaren per automatik kan få ta del av utbildningar på sitt språk.

Extended enterprise – nå utanför organisationen

En allt vanligare tillämpning med Totara Learn är hos företag som vänder sig med utbildning externt. Detta är också lösningar som vi på Xtractor har byggt upp en gedigen erfarenhet kring.

Det kan gälla bransch- och medlemsföreningar som vill erbjuda utbildning till sina medlemmar. Det kan handla om utbildningsföretag som vill sälja såväl lärarledda som digitala utbildningar. Eller organisationer i olika branscher som behöver nå ut med utbildningsinnehåll till kunder, partners eller leverantörer.

I Totara finns också ett väl utbyggt stöd för separerad hantering av innehåll och användare, så kallad "multi-tenancy", vilket ofta är väsentligt när det handlar om externa målgrupper.

Läs mer i detta infoblad om extended enterprise i Totara Learn (på engelska).

Översikt över all funktionalitet i Totara

På länkarna nedan hittar du två olika sammanfattningar av Totara Learn. I det första infoladet en sammanfattning över huvudsakliga fördelar och nyckelfunktionalitet, i det andra en grafisk sammanställning över huvudsakliga funktionsområden.

Läs mer i detta infoblad som sammanfattar fördelarna med Totara Learn (på engelska).

Läs mer i detta infoblad med grafisk översikt över de olika funktionsområdena i Totara Learn (på engelska).

Tecknad bild på datorskärmar och mobilskärm med Totara-logotyper.